home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / tax / timekeep / timekeep.doc < prev    next >
Text File  |  1984-10-14  |  8KB  |  190 lines
  1.    ===================TIMEKEEPER===================
  2.  
  3.                v. 1.3  --  October 4, 1984
  4.  
  5.        A program to log usage of your computer. 
  6.        Can be used to compute billings for      
  7.        various jobs.  Also will come in handy   
  8.        to document business usage of your       
  9.        computer for the IRS!  
  10.        ***************************************  
  11.        Copyright on this program is owned by    
  12.        Answers Unlimited, Inc., Northfield, IL  
  13.        c. 1984.  
  14.        
  15.        Feel free to copy this program to any
  16.        of your program disks -- or share it
  17.        with a friend.  If you find the program 
  18.        useful, you're encouraged to register
  19.        your copy with a suggested donation of
  20.        $15.00 which will be very much appreciated.
  21.        This will entitle you to one free upgrade. 
  22.       
  23.              Send contributions to:              
  24.                    Answers Unlimited, Inc.                  
  25.                    1618 Elder Lane                       
  26.                    Northfield, IL 60093                    
  27.  
  28.        ***************************************  
  29.        No warranties, express or implied, go    
  30.        with this program.  If you have ideas    
  31.        about improving the program, drop me a   
  32.        note.  If I incorporate them in a future 
  33.        version, I'll give you credit in this    
  34.        lead-off message.  In this way, you'll   
  35.        achieve a version of immortality!  If
  36.        you find an insect hampering operation
  37.        of the program, drop me a line about
  38.        this too.  An enhancement on v. 1.2, the
  39.        automatic logging of time to the LOGFILE,
  40.        was added at the suggestion of Skip Gasch,
  41.        Chicago Computer Society.
  42.  
  43.        ***************************************  
  44.        Future planned enhancements include the  
  45.        following:  1) the ability to produce    
  46.        sorted lists of jobs by either job name, 
  47.        date, or worker; 2) reports in graph     
  48.        format; 3) reports generated in a
  49.        format which can be imported by a
  50.        spreadsheet; 4) the ability to track
  51.        multiple tasks automatically, i.e.,
  52.        switch from word processor to communi-
  53.        cations program to spreadsheet to data-
  54.        base and have the elapsed time cumulated
  55.        automatically; and 5) cosmetic improve-
  56.        ments in the display.
  57.        ***************************************  
  58.        
  59. ------------------------------------------------------------------
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.                                 -2-
  69.  
  70.  
  71. TIMEKEEP is a simple utility program to help you keep track of
  72. jobs on the computer.  It consists of three program files, 
  73. TIMEKEEP.EXE, ONTIME.EXE, OFFTIME.EXE, and one data 
  74. file, LOGFILE, which is created when you first use the programs. 
  75. In addition to this, several temporary files are created in the
  76. process of using the program.  You may see these listed in your
  77. directory if you abort the whole timekeeping operation sometime.
  78. These temporary files are named ELAPSED.TIM, BEGIN.TIM, and 
  79. COUNT.FIL.
  80.  
  81. TIMEKEEP produces a report on selected jobs.  ONTIME records the
  82. beginning time of a job.  OFFTIME records the ending time of a
  83. job, computes the elapsed time, and creates a cumulating 
  84. computer log (LOGFILE) of your time spent on the computer.
  85.  
  86. Make a backup of this LOGFILE frequently.  It's what you would 
  87. need to document business use of the computer.
  88.  
  89. The IRS has made it plain that anyone wishing to take business-
  90. related deductions on a computer had better be able to substantiate
  91. business portion of use.  This can best be done through a systematic
  92. log of computer use.  If you're like me, you may find it easy to
  93. forget to keep track of all the different times you get on the
  94. computer.  The OFFTIME program will automatically remind you to log
  95. usage.  The TIMEKEEP program will produce a report on the time
  96. spent on a particular job along with billing information.
  97.  
  98. To avoiΣ memor∙ lapses¼ incorporatσ thσ ONTIM┼ anΣ OFFTIM┼ file≤ 
  99. iε ß batcΦ file with your programs which will prompt you when you finish 
  100. work for the appropriate information.  Also, be sure to respond 
  101. with the current date and time at the DOS "DATE" and "TIME" 
  102. prompt (if you don't have a real-time clock).  If you're using
  103. this with a hard disk which is partitioned into several volumes,
  104. as I do with a Davong, you will have to copy the program files 
  105. to each volume at this time.  Because of the constraints of
  106. my Davong, this program is written under DOS 1.1.  I can't vouch
  107. for the implementation under the additional complexities of
  108. DOS 2.0 or DOS 2.n to the nth power.
  109.  
  110. For example, if you frequently work with WordStar, you might
  111. create this batch file (enter the following just as it appears -- 
  112. <enter> means to press the ENTER key; ^Z is produced by hitting
  113. the F6 key):
  114.  
  115. COPY CON: STAR.BAT <enter>
  116. ONTIME <enter>
  117. WS <enter> 
  118. OFFTIME  <enter>
  119. ^Z
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.                                   -3-
  131.  
  132. Now, instead of typing WS to start WordStar, type STAR.  Whenever
  133. you finish a WordStar session, you will be asked whether you want to 
  134. use the time which has been recorded automatically or enter your
  135. own time.  (You might want to enter you own time if the computer
  136. has been on but unattended for some time, and you only wish to bill
  137. for the actual time you are on the computer.)
  138.  
  139. If you choose to use the automatic timekeeping function, you will next
  140. be asked for your initials and then the name of the job.  If you are
  141. entering the elapsed time manually, you will be prompted to enter the
  142. time in the format hh/mm, that is, if you have been
  143. working on the computer for 3 hours and 15 minutes, enter 03/15.
  144.  
  145. Please Note:  The report system is not case sensitive at this 
  146. point.  You will have to be consistent about the way you enter a 
  147. job name.  If you're writing an article for PC WORLD, and you 
  148. enter "PCWORLD" one time, "pcWorld" another, and PC World" a third 
  149. time, you won't get an accurate report (unless you produce 
  150. separate reports on each name).  If you enter a job name which is 
  151. not in the file, the program will tell you about this mistake.    
  152.  
  153. To use with any other program, just substitute the program name
  154. in the batch file where WS appears above.  
  155.  
  156. If you do not incorporate this in batch files, you will need to 
  157. run the programs for the first time in the following order to create
  158. the required files -- if you don't you'll get the annoying message
  159. "File not found."  You should enter the command from DOS "ONTIME" --
  160. followed by the command "OFFTIME" after the very short processing 
  161. period for the first command.
  162.  
  163. ---------
  164.  
  165. The TIMEKEEP program is self-explanatory.  After entering
  166. TIMEKEEP from the DOS prompt, the initial menu will appear.  
  167. Choosing #1, "Report on a job", will lead you through the 
  168. necessary input to produce a report.
  169.  
  170. You will enter the job name, whether you want a hard-copy report
  171. from your printer, any additional time on the job which wasn't spent
  172. on the computer, any additional charges to be billed (such as 
  173. telephone costs, messenger service, etc.) and then a report will be
  174. produced.  
  175.  
  176. If you simply want to print out a list of all computer use in
  177. chronological order, use the DOS TYPE command.  Turn your printer
  178. on, bring it to live condition by pressing the <CTRL><PrtSc> keys in
  179. conjunction, and then enter this:  "TYPE LOGFILE"
  180.  
  181. --------
  182.  
  183. This program was written to simpify my bookkeeping procedures, and I've
  184. used it for about six months.  You may find the program useful 
  185. but have different needs for tracking time or producing reports.  For
  186. example, you might want the option to calculate non-computer time at
  187. a different rate.  I'd be willing to consider customized versions on a
  188. minimal fee basis -- drop me a line.  In any case, I hope you get
  189. some benefit out of the program.
  190.